Procedimentos para Termos de Compromisso de Estágio

Uma das principais demandas apresentadas sempre foi a criação de um sistema digital de estágio onde os acadêmicos não precisassem imprimir e coletar assinaturas físicas dos Termos de Compromisso de Estágio.

Tendo em vista que esta necessidade por hora ainda não possa ser atendida, a Divisão de Desenvolvimento Profissional e Egressos, apresenta uma alternativa aprovada pela Agência de Tecnologia de Informação e Comunicação(Agetic) com respaldo da Divisão de Documentação Institucional (DIDOC/PROADI).

A partir da data de 09 de Junho de 2020, os Termos de Compromisso de Estágio dos alunos deverão ser inseridos no SEI. A medida além de trazer economia de papel, o que tem sido uma política de sustentabilidade ambiental da atual gestão da UFMS, facilitará os trâmites administrativos para os acadêmicos e concedentes de estágio.

Abaixo elencamos um fluxograma de como deverão ser instruídos os processos de Formalização de Termos de Compromisso de Estágio no SEI.

  1. O acadêmico deverá preencher, como de costume, o Termo de Compromisso de Estágio (TCE) pelo portal https://estagio.ufms.br/termo/ e submetê-lo à aprovação pela COE do curso.
  2. Após a validação pelo presidente da COE, o acadêmico receberá o TCE em formato PDF (também, como de costume);
  3. O acadêmico deverá encaminhar a via digital do termo em PDF para o e-mail da respectiva COE.
  4. Em seguida, o acadêmico deverá realizar cadastro no SEI para usuário Externo, caso ainda não tenha, disponível no endereço: https://sei.ufms.br/sei/controlador_externo.php?acao=usuario_externo_enviar_cadastro&acao_origem=usuario_externo_avisar_cadastro&id_orgao_acesso_externo=0 .
  5. Após o cadastro, o acadêmico deve solicitar a Secretaria Acadêmica da respectiva unidade do curso de graduação, a liberação diretamente na Secretaria Acadêmica (secac.esan@ufms.br) ou por requerimento no site da PROGRAD Requerimento.
  6. O acadêmico deverá solicitar ao representante legal da concedente de estágio que se cadastre na plataforma do SEI. Para fazer o cadastro basta o interessado acessar a página “digital.ufms.br” e realizar o cadastro de usuário externo, enviar as cópias do RG, CPF e comprovante de residência atualizado para o e-mail didoc.proadi@ufms.br, para posterior liberação. A liberação de cadastro será informada por e-mail ao usuário externo (representante legal da empresa).
  7. Em seguida, o presidente da COE do respectivo curso deverá instruir processo no SEI para cada acadêmico, anexando o Termo de Compromisso de Estágio digital recebido e, incluir a Declaração de Anuência do Termo de Compromisso de Estágio (documento padrão SEI “ESTÁGIO: Declaração do Termo de Compromisso).
  8. O diretor da Unidade assina a declaração, e a COE libera em bloco para assinatura externa do representante legal já cadastrado e contido no Termo de Compromisso de Estágio, e também para o acadêmico.
  9.  Atenção: para que o Termo de Compromisso tenha validade jurídica, e seja autorizado o início do estágio pela COE, a declaração de anuência ao Termo de Compromisso deverá conter a assinatura do diretor da Unidade/câmpus da UFMS, do acadêmico e do representante legal da concedente de estágio. 
  10. Após as respectivas assinaturas, a declaração poderá ser enviada ao acadêmico para que seja entregue à Concedente de estágio, juntamente ao TCE em formato digital. O envio do e-mail poderá ser feito a partir do próprio processo gerado no SEI, para que fique registrado no Sistema.
  11. O processo deverá ser mantido sob responsabilidade da COE do respectivo curso e não poderá ser concluído até a finalização do vínculo do acadêmico com a UFMS, afim de evitarmos a criação de outros processos no SEI relativos a atividades de Estágio.

Atenção: Não serão aceitos, para assinatura, documentos com datas retroativas superiores a 15 dias. Os Termos de Compromisso de Estágio, bem como os Termos Aditivos, devem ser apresentados, à instituição, com data atualizada.

Desta forma, consideramos que resolveremos os problemas das vias físicas de todos os termos de compromisso de estágio, economizando papel e suprindo a necessidade de coleta de assinaturas em via física não somente em período de pandemia, mas que se torne uma prática constante na UFMS.

Outro fato a ser destacado: Uma vez cadastrado no SEI, os usuários externos: tanto os acadêmicos quanto os representantes legais das empresas não precisarão se cadastrar mais de uma vez. Poderão assinar quantas declarações forem necessárias, sendo necessário apenas a disponibilização do documento pelas COEs.

 

 

FLUXOGRAMA PROCESSO DE FORMALIZAÇÃO DOS TERMOS DE COMPROMISSO DE ESTÁGIO

Download (PDF, 40KB)

 

FLUXOGRAMA PROCESSO PARA CADASTRO DE USUÁRIO EXTERNO NO SEI

Download (PDF, 25KB)