Coordenação Administrativa

É a unidade responsável pela coordenação das atividades de gestão administrativa, de recursos humanos e patrimonial da Unidade da Administração Setorial.

RESPONSÁVEL PELA COORDENAÇÃO

Jailson Fragas Garcia

CONTATO

Telefone: (67) 3345-3574

Email: coad.esan@ufms.br

DESCRIÇÃO DA FUNÇÃO

• Assessorar e colaborar com a Direção da Unidade, no planejamento, na execução e na coordenação das atividades de gestão administrativa;
• Propor normas e ações que visem à integração entre as atividades de gestão acadêmica e de gestão administrativa na Unidade;
• Colaborar na elaboração do plano de gestão da infraestrutura da Unidade, no qual constarão as propostas de uso, de expansão e de manutenção do espaço físico e as propostas de uso, aquisição e manutenção de equipamentos;
• Propor a criação de grupos de trabalho e de comissões para desenvolvimento de atividades no âmbito da Unidade, referentes a atividades administrativas;
• Gerenciar o processo de controle patrimonial da Unidade;
• Controlar o uso da frota de veículos oficiais da Unidade, se houver; e o uso de veículos oficiais em geral pela Unidade;
• Acompanhar e supervisionar os contratos de prestadores de serviços (vigilância armada; manutenção predial; asseio e conservação; manutenção de aparelhos de ar-condicionado; manutenção de elevador, fornecimento de alimentação em restaurantes universitários e outros), bem como os contratos junto aos fornecedores de energia elétrica e água e esgoto nas Unidades;
• Gerenciar as solicitações de uso dos espaços físicos e o controle de agendamentos para atividades administrativas e de apoio à Unidade;
• Coordenar, em conjunto com a Direção da Unidade, as atividades de planejamento orçamentário e de execução financeira da unidade, no âmbito de suas competências;
• Gerenciar as demandas de materiais de consumo e permanente necessários à operacionalização da Unidade, bem como a recepção, conferência e controle dos mesmos;
• Controlar as ligações telefônicas, reprografia e demais insumos necessários ao desenvolvimento das atividades da Unidade;
• Coordenar, orientar, supervisionar e/ou executar as atividades relacionadas à Biblioteca, quando houver na Unidade;
• Apoiar as atividades de ensino, pesquisa, extensão, inovação e empreendedorismo, dentro de sua área de atuação;
• Colaborar na gestão de documentos da Unidade, bem como das correspondências e das necessidades de arquivamento, segundo as normas vigentes;
• Assessorar a Direção da Unidade no gerenciamento e controle das solicitações de passagens, diárias, veículos e transporte para viagens e deslocamentos, bem como afastamentos e prestações de contas, do pessoal lotado na Unidade;
• Assessorar a Direção da Unidade na gestão e controle de frequência e a escala de férias do pessoal lotado na Unidade;
• Coordenar as ações de orientação e suporte na utilização dos sistemas administrativos em uso na UFMS;
• Divulgar e orientar os docentes quanto às diretrizes e às normas relacionadas à área administrativa;
• Elaborar relatórios gerenciais; e
• Desenvolver outras atividades dentro de sua área de atuação.